Przedsiębiorcy w pracy z dokumentami wykorzystują różne funkcjonalności dostępne w znanych programach do fakturowania. Często jednak oferowane programy posiadają opcje, których przedsiębiorca nie potrzebuje. Jak zatem wybrać dobre narzędzie, które będzie wykorzystywane w firmie w całości? Podpowiadamy na co warto zwrócić uwagę.

Uniwersalność i skupienie wokół tematyki fakturowania

Dobry program do fakturowania powinien być przede wszystkim przygotowany dla określonego grona odbiorców. Jeżeli mowa o programie do faktur to również o przedsiębiorcach zakładających lub prowadzących firmy, którzy chcą wystawiać przydatne w firmie dokumenty. Opcje, które posiada program powinny być ściśle powiązane z fakturowaniem i pomagać korzystającemu w jego codziennej pracy. Czy to oznacza, że przydatne narzędzie nie może być uniwersalne? Absolutnie, nie. Dobry program do wystawiania faktur będzie wyposażony w uniwersalne opcje, jednak skupiające się wokół fakturowania. Przedsiębiorcy wystawiającemu faktury nie są przecież potrzebne opcje służące np. obróbce graficznej. Do tego tego celu zostały stworzone inne programy.

Jakie funkcje powinien mieć dobry program do wystawiania faktur?

Progam do fakturowania powinien odznaczać się takimi funkcjami jak:

  • łatwość obsługi - program powinien być prosty w użytkowaniu. Korzystający nie może mieć problemu z odnalezieniem przydatnych opcji i poznaniem ich wszystkich w krótkim czasie. 
  • uniwersalność - przedsiębiorcy powinni mieć możliwość wystawienia różnego rodzaju faktur w zależności od aktualnych potrzeb, czyli najpopularniejszej faktury VAT, ale i również w przypadku zwolnionych z VAT - faktury bez VAT, korekty, proformy czy paragonu fiskalnego. Jeżeli przedsiębiorca posiada zaplecze magazynowe wówczas dobry program do fakturowania powinien dać możliwość wygenerować dokumenty magazynowe typu: PW, RW, WZ, PZ lub MM. Oprogramowanie do fakturowania powinno umożliwiać także wystawianie faktur w różnych walutach i językach.
  • możliwość personalizacji - program, który pozwala dodawać własne logo, pieczątkę, ustawiać własną czcionkę, oznaczać własne dane to przydatne narzędzie do pracy z dokumentami.
  • szybko obsługa - w czasach ciągłego pośpiechu istotna jest oszczędność czasu na fakturowaniu. Dobry program zadba o szybkość obsługi klientów i samych dokumentów poprzez np. seryjne drukowanie faktur, wysyłanie dokumentów e-mailem do klientów czy znanych programów księgowych lub wystawianie faktur cyklicznych.
  • aktualność - opcje widoczne w programie powinny być na bieżąco przeglądane przez producenta i aktualizowane o zmiany zachodzące w prawie. Jeżeli np. zachodzi obowiązek generowania i przesyłania pliku JPK, wówczas właściwy program do fakturowania powinien umożliwić przygotowanie takiego pliku.
  • automatyzacja - program do faktur powinien wiele czynności wykonać za użytkownika np. pobierać dane klienta z CEIDG na podstawie numeru NIP firmy czy średni kurs waluty ze strony NBP.
  • zabezpieczenie danych - program fakturujący powinien udostępniać opcje służące ochronie danych zgromadzonych w programie przez jego użytkowników np. poprzez usługę utworzenia zdalnej kopii bezpieczeństwa tzw. eArchiwum.

Funkcjonalne narzędzie to podstawa w procesie wystawiania faktury dla klienta. Dobry program do faktur, posiadający przytoczone funkcje z pewnością będzie cieszył się uznaniem wśród użytkowników. Wpłynie to na zadowolenie zarówno ze strony sprzedawcy jak i kontrahenta. Warto przetestować znany program do faktur aby w pełni sprawdzić jak przygotowane moduły sprawdzą się w prowadzonym biznesie.